§1  Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:
Haven Concierge Monika Senderek
ul. Opacka 22/9, 80-330 Gdańsk
NIP: 5811819593 | REGON: 38003423
(dalej: „Administrator”).

2. Kontakt w sprawach danych osobowych:
E-mail: kontakt@haven-concierge.pl
Telefon: 695989181
Adres korespondencyjny: Haven Concierge Monika Senderek, ul. Karwieńska 1K/10, 80-328 Gdańsk

3. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD).

§2 Jakie dane przetwarzamy

W zależności od tego, jak korzystasz z Serwisu i kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne (imię i nazwisko),
• dane kontaktowe (e-mail, telefon),
• dane adresowe (np. do faktury lub realizacji zlecenia),
• dane do rozliczeń (NIP, dane firmy – jeśli dotyczy),
• treść zapytań i korespondencji,
• dane dotyczące zleceń/usług (np. preferencje, zakres zlecenia, ustalenia),
• dane techniczne (adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce),
• dane marketingowe (zgody, informacje o otwarciach i kliknięciach w newsletterze).

§3 Cele, podstawy prawne i czas przetwarzania

3.1 Formularz kontaktowy / zapytania (strona, e-mail, telefon)

• Dane: imię, e-mail, telefon, treść wiadomości.
• Cel: kontakt, odpowiedź, przygotowanie oferty, ustalenia przed umową.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed umową) lub lit. f (uzasadniony interes – komunikacja).
• Czas: do zakończenia kontaktu + okres przedawnienia roszczeń.

3.2 Realizacja umowy / zleceń concierge

• Dane: dane kontaktowe, adresowe, rozliczeniowe, ustalenia zlecenia.
• Cel: wykonanie umowy i obsługa klienta.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Czas: przez czas trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń.

3.3 Faktury, księgowość, obowiązki prawne

• Dane: dane identyfikacyjne/firmowe i rozliczeniowe.
• Cel: wystawianie faktur i obowiązki podatkowo-rachunkowe.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Czas: zgodnie z przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).

3.4 Reklamacje i dochodzenie/obrona roszczeń

• Dane: dane kontaktowe, szczegóły sprawy, korespondencja.
• Cel: rozpatrzenie reklamacji, obrona/doch. roszczeń.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Czas: do upływu przedawnienia roszczeń.

3.5 Newsletter (e-mail marketing)

• Dane: e-mail, imię (jeśli podane), dane statystyczne kampanii (otwarcia/kliknięcia).
• Cel: wysyłka newslettera i informacji o usługach/ofertach.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) + dodatkowo wymogi prawa telekomunikacyjnego (zgoda na kontakt marketingowy, jeśli dotyczy).
• Czas: do momentu wycofania zgody (w każdym newsletterze jest link „wypisz”).

Dostawca newslettera: jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia.

3.6 Instagram  (Meta) – kontakt i działania marketingowe

Jeśli kontaktujesz się z nami przez Instagram lub reagujesz na treści (np. wiadomości, komentarze), przetwarzamy dane wynikające z tej komunikacji.

• Cel: komunikacja, obsługa zapytań, marketing.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
• Czas: do zakończenia kontaktu + okres przedawnienia roszczeń.

Meta Instagram jest odrębnym administratorem danych dla swojej platformy. Zasady Meta dotyczące prywatności obowiązują równolegle.

3.7 Google Analytics (statystyka i analityka)

Serwis może korzystać z Google Analytics w celu analizy ruchu i poprawy działania strony.

• Dane: identyfikatory cookies, adres IP (zwykle skracany), dane o zachowaniu na stronie.
• Cel: statystyka i analityka Serwisu.
• Podstawa: co do zasady zgoda na cookies analityczne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – udzielana przez baner cookies.
• Czas: zgodnie z ustawieniami narzędzia / do wycofania zgody.

Jeśli Analytics powoduje transfer danych poza EOG (np. do USA), odbywa się to na podstawie mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne – w zależności od konfiguracji i aktualnych regulacji).

3.8 Remarketing / reklamy (Meta Ads / Google Ads) – jeśli używasz

Jeśli prowadzisz kampanie reklamowe, Serwis może wykorzystywać cookies marketingowe/piksele (np. Meta Pixel).

• Podstawa: zgoda na cookies marketingowe (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Cel: mierzenie skuteczności reklam i dopasowanie komunikatów.
• Czas: do wycofania zgody / zgodnie z ustawieniami.

§4 Odbiorcy danych (komu możemy je przekazać)

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcom hostingu, poczty e-mail i IT,
• dostawcy systemu newslettera,
• dostawcom narzędzi analitycznych/marketingowych (np. Google, Meta) – zgodnie z udzielonymi zgodami cookies,
• biuru rachunkowemu/księgowości,
• bankom i operatorom płatności (jeśli dotyczy),
• organom publicznym – gdy wynika to z prawa,
• podwykonawcom realizującym zlecenie (np. serwis, wykonawcy) – tylko gdy jest to konieczne do realizacji usługi i w zakresie uzgodnionym.

§5 Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych, sprostowania, usunięcia,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania),
• złożenia skargi do Prezesa UODO.

Kontakt w sprawie realizacji praw: kontakt@haven-concierge.pl.

§6 Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do:

• kontaktu i odpowiedzi na zapytanie,
• zawarcia i wykonania umowy,
• otrzymywania newslettera (wymaga e-maila).

§7 Pliki cookies i zarządzanie zgodami

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies:

• niezbędne (działanie strony),
• analityczne (statystyka, np. Google Analytics),
• funkcjonalne (zapamiętanie preferencji),
• marketingowe (reklamy/remarketing – jeśli używasz).

2. Zgody na cookies analityczne i marketingowe wyrażasz przez baner cookies i możesz je w każdej chwili wycofać/zmienić (np. przez link „Ustawienia cookies”).

3. Możesz też zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki.

§8 Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyk, aby chronić dane przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą i nadużyciami.

§9 Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie.

§10 Data obowiązywania

Polityka obowiązuje od dnia 02.02.2026 r.